Zakelijke Briefhet is de eerste indruk die telt

Als u een zakelijke brief gaat schrijven beginnend u altijd eerst met de marge afstand. Deze kunt u het beste zo instellen:

• links: 33 mm
• rechts: 20 mm
• boven: 20 mm
• onder: 20 mm

De meeste tekstverwerkingsprogramma’s zijn hier standaard op ingesteld. Toch is het interessant want bij veel zakelijke brieven wordt nog steeds gevraagd om hem met de hand te schrijven.

Daarna kunt u beginnen met schrijven van uw  tekst. Alle tekst van een zakelijke brief begint aan de linkerkant, behalve de datum en plaats.

Helemaal links bovenaan (rekening houdend met de margeafstanden 59mm aan de bovenkant en 33mm langs links) schrijft u de adresgegevens van de afzender. Dit zijn de gegevens van de persoon die de brief schrijft, deze bestaan uit

• naam (voornaam + familienaam)
• straat + nummer
• postnummer en de gemeente (in hoofdletters)
• telefoonnummer
• optioneel is uw email

Naast de adresgegevens schrijven we de datum en plaats. Dit doen we helemaal rechts bovenaan.

Onder de adresgegevens van de afzender laten we 6 witregels. Dan noteren we de adresgegevens van de geadresseerde, dat is de persoon waarheen u de brief heen gaat sturen. Hierop moeten de volgende gegevens zeker vermeld staan:

Indien nodig een specifieke vermelding voor de afhandeling van de brief(beginnend met een hoofdletter).b.v. Luchtpost, aangetekend drukwerk.

• Naam van de geadresseerde, bestaande uit de voornaam (+ initialen) en de familienaam.
• De functie en/of afdeling van de geadresseerde (met hoofdletter).
• De officiële naam van de firma.
• De straat en het nummer of postbusnummer.
• De postcode en gemeente.
• Het land indien gewenst of noodzakelijk.

Na het noteren van de adresgegevens van de geadresseerde laat u 2 witregels open en schrijft u het onderwerp van uw brief op. Dit bestaat meestal uit een kernwoord met aanvulling.

Dan laat u nog eens 2 witregels open onder het onderwerp, daar schrijft u de aanspreking van uw brief. Een aanspreek formule kan je vinden in een goed woordenboek of in het artikel: opbouw zakelijke brief. Je schrijft de aanspreking met hoofdletter maar zonder leestekens.

Achter de aanspreking laat je 1 witregel open, dan begin je met de inhoud. Je deelt deze inhoud in 3 delen:

• opening: waar gaat u het over hebben.
• middenstuk: gedetailleerde uitleg, argumentering, etc.
• slot: Je formuleert op een vriendelijke manier een besluit, wat je verwacht van je lezer.

Tussen de inhoud en de slotformule wordt 1 witregel tussen gelaten. De slotformule schrijf je met hoofdletters en zonder leestekens. bv: met beleefde groeten

Achter de slotformule laat u nog eens 6 witregels, hieronder noteren u uw handtekening. Onder de handtekening schrijft u best nog eens uw voor- en familienaam en ook je functie of beroep. Dit doe je allemaal met een hoofdletter.

Als laatste kun je nog vermelden naar een bijlage of een vermelding naar mensen waarheen je een kopie zendt.